Vollzeitäquivalente berechnen: Beschäftigungsdaten richtig vergleichen

Was Vollzeitäquivalente (VZÄ) bedeuten

Vollzeitäquivalente (VZÄ) sind eine rein rechnerische Grösse: Das Arbeitsvolumen aller Voll- und Teilzeitbeschäftigten wird in Vollzeitstellen umgerechnet. Der Indikator des Kantons Basel-Stadt beschreibt die Beschäftigung in VZÄ entsprechend; das Bundesamt für Statistik (BFS) führt «Vollzeitäquivalente (VZÄ)» als eigene Definition.

In der englischsprachigen Literatur heisst die Kennzahl FTE (Full Time Equivalent). Eine Vollzeitstelle entspricht dem Wert 1,0, wie der Zeiterfassungsanbieter Kelio erläutert.

Der Unterschied zur Beschäftigtenzahl (Headcount) zeigt ein Beispiel von Kelio: Drei Mitarbeitende mit je 20 Stunden pro Woche ergeben bei einer Vollzeitnorm von 40 Stunden pro Woche zusammen 1,5 FTE; der Headcount beträgt 3.

Der Headcount zählt Köpfe, die VZÄ messen das Zeitvolumen. Wer Personalbestände über Standorte, Jahre oder Branchen vergleicht, vergleicht mit dem Headcount Äpfel mit Birnen, sobald die Teilzeitquoten unterschiedlich sind.

Vollzeitäquivalente (VZÄ) vs. Beschäftigtenzahl (Headcount)

Die Grundformel der VZÄ-Berechnung

Die Grundformel lautet: VZÄ = Summe der geleisteten Stunden aller Mitarbeitenden im Zeitraum ÷ Stunden einer Vollzeitstelle im gleichen Zeitraum. Kelio nennt sie als gängige Variante; sie funktioniert wochen-, monats- oder jahresweise, solange Zähler und Nenner denselben Zeitraum abdecken.

Entscheidend ist die Einheit: Auf Wochenbasis ist 0,5 eine halbe Stelle, auf Jahresbasis ein halbes Jahresarbeitsvolumen. Wer mit Monats- oder Jahreswerten arbeitet, muss die Bezugsgrösse mitliefern – sonst ist die Kennzahl nicht interpretierbar.

Ein Wochenpensum lässt sich hochrechnen: Bei 40 Stunden pro Woche ergeben sich gemäss Indeed monatlich 160 Stunden (40 × 4) und jährlich 2'080 Stunden (40 × 52).

Berechnung von Vollzeitäquivalenten (VZÄ)

Vollzeitpensum zuerst definieren

Vor jeder Berechnung steht die Definition der Vollzeit. Laut Indeed kann sie je nach Unternehmen oder Branche variieren; in der Schweiz beträgt eine Vollzeitarbeitswoche in der Regel 40 Arbeitsstunden. Kelio rechnet sein Beispiel mit einer 42-Stunden-Woche.

Aus der Wochennorm entstehen die Jahresstunden als Nenner: 40 × 52 = 2'080 Stunden, 42 × 52 = 2'184 Stunden. Diese Zahl gehört schriftlich festgehalten, weil sie jeden VZÄ-Wert im Betrieb beeinflusst.

Die Norm darf nicht stillschweigend wechseln: Werden einzelne Abteilungen mit 40 und andere mit 42 Stunden gerechnet, sind die resultierenden VZÄ nicht vergleichbar.

Durchgerechnete Beispiele für Teilzeit und gemischte Teams

20 von 40 Wochenstunden ergeben 0,5 VZÄ; drei solche Stellen summieren sich auf 1,5 VZÄ (Kelio). Eine Stelle mit 10 Stunden pro Woche entspricht 0,25 VZÄ; zwei solche Stellen ergeben 0,5 VZÄ (Factorial).

Für gemischte Teams liefert Factorial ein vollständiges Beispiel: 10 Beschäftigte, davon 5 in Vollzeit (40 Stunden pro Woche), 3 mit je 20 Stunden und 2 mit je 10 Stunden. Die Vollzeitkräfte bringen 5,0 VZÄ, die drei 20-Stunden-Stellen 1,5 VZÄ, die beiden 10-Stunden-Stellen 0,5 VZÄ – total 7,0 VZÄ bei zehn Beschäftigten.

Auf Jahresbasis rechnet Kelio vor: Bei einer Norm von 2'184 Stunden (42-Stunden-Woche) und 1'092 geleisteten Stunden ergibt sich 1'092 ÷ 2'184 = 0,50 VZÄ. Das Arbeitsvolumen entspricht einer halben Vollzeitstelle über das ganze Jahr.

Beschäftigungsdaten richtig vergleichen

Reine Beschäftigtenzahlen sagen nichts über die tatsächliche Arbeitsleistung aus, wie Factorial festhält: Bei hoher Teilzeitquote erscheint ein Betrieb grösser, als seine Kapazität ist. VZÄ schaffen eine gemeinsame Basis, weil sie das Arbeitsvolumen unabhängig vom Beschäftigungsgrad abbilden.

Gemäss der Statistik der Unternehmensstruktur (STATENT) des BFS waren 2023 in der Schweiz rund 5,64 Millionen Beschäftigte tätig, eine Zunahme von 1,5 % gegenüber 2022. Im Tessin wurden erstmals mehr als 250'000 Beschäftigte gezählt; der Kanton Bern überschritt erstmals 500'000 Vollzeitäquivalente – der eine Wert zählt Personen, der andere Arbeitsvolumen.

Zwischen 2011 und 2023 entstanden in der Schweiz über 770'000 Arbeitsplätze, nahezu alle neuen Stellen im tertiären Sektor.

Auch die Unternehmensgrösse verzerrt das Bild, wenn nur VZÄ betrachtet werden: 89 % der Schweizer Unternehmen beschäftigen weniger als 10 Personen, nur 2 % haben 50 oder mehr Beschäftigte. Auf diese rund 13'000 Unternehmen entfielen 2023 aber 58,8 % der Beschäftigung.

Beschäftigungsdaten in der Schweiz (2023)

Unternehmensgrösse und Beschäftigung in der Schweiz (2023)

Wozu VZÄ im Arbeitsalltag dienen

In Schweizer Unternehmen dient das Vollzeitäquivalent der Planung von Personal, Ressourcen und Budget sowie der Erfassung der Mitarbeiterauslastung (Kelio). Stellenpläne, Lohnsummen und Sachbudgets lassen sich auf VZÄ beziehen statt auf eine schwankende Kopfzahl.

Im Projektgeschäft dient die Kennzahl dazu, den Personalbedarf zu ermitteln und geleistete Stunden zu dokumentieren; auch für das Benchmarking von Einnahmen oder Gewinnen pro Mitarbeiter wird sie verwendet (Indeed). Wer Umsatz pro Kopf über Jahre vergleicht, prüft deshalb, ob die zugrunde liegende Zahl Beschäftigte oder Vollzeitstellen sind.

Factorial nennt als weitere Anwendungsfelder den Personalbedarf sowie den Auf- und Abbau von Personal bei Umstrukturierungen. Voraussetzung ist eine Zeiterfassung, die Ist-Stunden statt nur Pensen liefert – sonst bleibt die Berechnung eine Annäherung.

Anwendung von VZÄ im Unternehmen

Grenzen der Aussagekraft und typische Fehlerquellen

Ferien, Feiertage und Abwesenheiten verändern die gerechneten Stunden, wie Kelio festhält. Werden sie in einem Jahr abgezogen und im nächsten nicht, sind die VZÄ-Werte nicht vergleichbar.

Deshalb wird vorab festgelegt, ob mit Soll-Stunden aus den Verträgen oder mit effektiv erfassten Stunden gerechnet wird; dieselbe Regel gilt für alle Vergleichsgrössen.

VZÄ messen ein Zeitvolumen, nicht Ergebnisse. Ein hoher VZÄ-Wert erlaubt keine Aussage über Produktivität, Qualität oder Leistung einzelner Teams; dafür braucht es andere Kennzahlen.

Ebenso wenig sagen VZÄ etwas über die Zahl der Arbeitsverhältnisse: 1,5 kann aus drei 20-Stunden-Stellen oder aus einer Vollzeit- plus einer Halbtagsstelle entstehen.

Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und Jobsharing sind in der Schweiz laut Indeed verbreitet; sie erschweren Budgetierung und Personalzuweisung zu Projekten. Werden nur Stellenprozente verglichen, ohne die dahinterstehenden Stunden zu erfassen, weichen Planung und tatsächliches Arbeitsvolumen auseinander.